DMS

 

Eine flexible Dokumentenorganisation und elektronische Akten schaffen Ordnung, egal ob mit Ablage-,
Dokumenten- oder Archivmanagement. Vom ersten Kontakt bis zur Langzeit-Archivierung.

 

Vorteile:

 
> sofort Ordnung, von Anfang an
> einheitliche Struktur bis zur Langzeit-Archivierung
> Wiedervorlage-System
> klare Zuständigkeiten
> jederzeitige Auskunftsbereitschaft, an jedem Arbeitsplatz
> alle Vorgänge zu einem (Kunden-)Kontakt sofort
 
 
 

Unser Angebot: Kostenfreie Organisationsberatung

 
Besprechung Ihres Ablagesystems und Ihrer Anforderungen. Möglichkeiten und Grenzen der Dokumenten-
Organisation mit vorhandenen Mitteln oder zusätzlichen Systemen.
 
 
 

Fragen, die weiterhelfen:

 
> Hat jeder alle benötigten Informationen, an seinen Arbeitsplatz sofort im Zugriff?
> Gibt es Wiedervorlagen und klare Zuständigkeiten?
> Können Sie für einen Kollegen schnell Auskunft geben?

Einfache und schnelle E-Mail-Verwaltung

 

Die erzeugten E-Mails und Dokumente werden automatisch an einem definierten Speicherort im

Dateisystem abgelegt. Auch die Verarbeitung eingehender Mails und Dokumente kann in kurzer

Zeit erledigt werden.

 

Wird ein Fälligkeitsdatum angegeben, erscheint der Vorgang beim zuständigen Bearbeiter zur Erinnerung.

Alle E-Mails können direkt einem entsprechenden Vorgang zugeordnet und wieder gefunden werden

(Betreff, Ansprechpartner).

 

 

Vorteile:

 
> strukturierte, teamorientierte Ablage
> schnell und gezielt finden
> automatische Zuordnung zu Projekten und Vorgängen
 

 

 

 
 
 

 

Rechnungen digital erfassen und weiterverarbeiten

 

Neben der Ablage und Archivierung von Dokumenten ist deren Verarbeitung durch entsprechende Softwarelösungen effizienter Eingangsrechnungen müssen oft lange Wege absolvieren, ehe sie im Unternehmen an der Stelle landen, an der sie bezahlt werden. Nicht selten ist dann die Skontofrist abgelaufen. Finanzielle Einbußen oder Ansehensverlust sind die Folge. Ein fortschrittliches Dokumenten-Management-System (DMS) schafft enorme Zeiteinsparungen durch die Automatisierung von sich wiederholenden, immer gleichen Arbeitsschritten. Nach dem Scannen und automatischen Auslesen von Rechnungen und Formularen durchlaufen sie einen definierten Weg. Zudem verhindert man Fehler, Lücken und Verluste.

 

 

Ablauf des Rechnungseingangsmanagements

> Scannug der Rechnungen, Dokumente oder Formulare durch den Posteingang
> automatische Texterkennung (OCR)
> automatische Kategorisierung nach frei definierbaren Regeln
> automatische Archivierung von Datensätzen beispielsweise mit dynamischer
Verknüpfung mit der bestehenden Buchhaltungssoftware

 

 

 

Sicherheit und Transparenz durch Archivierung

 
Nachdem der Datensatz korrigiert und bestätigt worden ist, wird er zusammen mit dem gescannten Dokument archiviert. Dadurch werden Dokumente sehr schnell wiedergefunden und Belege gehen nicht mehr verloren. Auch Fristen und Wiedervorlagen behalten Sie über das System im Auge.

 

Für jeden die passende Lösung

Wir machen Prozessmanagement und digitale Archivierung auch für kleinere Betriebe rentabel. Statt einheitlicher Branchenlösungen bieten wir individuell gestaltete Umsetzungen, die auch für kleine und mittelständische Unternehmen attraktiv sind.

 

 

Unser ganzheitliches Konzept

Wir verstehen Dokumenten- und Prozessmanagement als eine Kette von Aufgabenbereichen, die alle
miteinander verknüpft sind. Deshalb bieten wir umfassende Gesamtlösungen und Unterstützung während
der gesamten Laufzeit des Systems. Auch die Schulung der Anwender ist ein wichtiger Punkt, der bei der
Einführung eines neuen Systems oft vernachlässigt wird. Denn nur wenn ein Dokumenten-Management-
System sinnvoll genutzt wird, kann es auch leistungsfähig sein und bleiben. Natürlich stehen wir Ihnen bei
Fragen und Problemen gerne zur Verfügung.
 

 

Unsere Vorgehensweise

1. Planung und Konzeption des Dokumenten-Management-Systems mit Pflichtenheft
2. Installation und problemlose Integration in die bestehende EDV-Umgebung
3. Beratung, Schulung und Betreuung der Anwender
4. Service und Support z. B. für einen fehlerfreien Einsatz
5. Wartung von Soft- und Hardware in regelmäßigen Intervallen
 
 

Eine große Entlastung und Verbesserung

Starre Geschäftsmodelle und Arbeitsweisen erscheinen heute nicht mehr zukunftsfähig. Dynamik, Flexibilität und Anpassungsfähigkeit in der Unternehmensstruktur sind nicht nur Ideale, sondern rücken mit dem richtigen
Prozessmanagement in greifbare Nähe. Die Arbeit mit einer Workflow-Software verlangt dem Benutzer eine vorgegebene Vorgehensweise ab, mahnt Fristen an, verständigt Zuständige über Versäumnisse, holt Genehmigungen ein und vieles mehr. Auf diese Weise erhält man eine homogene Unternehmensstruktur, standardisierte Arbeitsweisen und erreicht auch eine größtmögliche Zuverlässigkeit, ohne große Revisionsmaßnahmen und Reglements. Die Unternehmensleitung wird durch diese Standardisierung entlastet, spart so Verwaltungskosten ein und kann sich zielgerichtet auf das Kerngeschäft konzentrieren.
 

 

 

Flexibilität und Dynamik

Es ist nichts das Ziel des Prozessmanagements, den gesamten betrieblichen Ablauf auf den Kopf zu stellen, sondern lediglich die bestehenden Module dynamisch zu verknüpfen. Wie bei einem Staffellauf werden Ausgabewerte von
Anwendung zu Anwendung weitergegeben und durchlaufen dabei die gesamte Leistungskette des Unternehmens. Auf diese Weise können wir größtmögliche Flexibilität, Nachvollziehbarkeit und verbesserte Geschwindigkeit in allen EDV-gestützten Vorgängen gewährleisten.