DOKUMENTENMANAGEMENT

Bei gleichartigen Dokumenten, wie z.B. eingehenden Rechnungen, können die oben erwähnten Suchbegriffe auch automatisch aus deren Inhalt erstellt werden. Selbstverfasste Ausgangsrechnungen, Briefe oder Formulare werden außerdem in das System übernommen, sobald sie als Datei oder Druck zur Verfügung stehen. Ein intelligentes Dokumenten-Management-System muss sich erfolgreich in das bestehende IT-Umfeld eines Unternehmens integrieren lassen. Zahlreiche Schnittstellen vom DocuWare Archiv machen den Austausch mit anderen Software-Systemen mit minimalem Administrationsaufwand möglich, während eine Vielzahl von Modulen es erlaubt, das System jederzeit an Ihre individuellen Bedürfnisse anzupassen.

Mit einem Dokumenten-Management-System digitalisieren und automatisieren Sie Ihren Workflow zur Rechnungsbear­beitung. Eine Rechnung geht jetzt nicht mehr in Papierform von Hand zu Hand, sondern wurde am Posteingang einge­scannt und steht damit jetzt digital zur Verfügung. Sie wurde an den Mitarbeiter gesandt, der zuständig für deren Prüfung ist. Dieser Mitarbeiter kontrolliert die Rechnung und leitet sie digital an den nächsten Verantwortlichen zur Freigabe weiter, oder auch an einen Kollegen, falls eine Frage zur Rechnung entsteht. Der aktuelle Stand der Prüfung ist jederzeit einsehbar. Schon direkt nach der automatischen Belegerkennung wird die Rechnung in DocuWare archiviert. Sie ist damit sehr viel früher als beim herkömmlichen Papierverfahren für alle berechtigten Mitarbeiter einsehbar, Abteilungs-Kopien sind damit abgeschafft. Zudem ist jederzeit erkennbar, in wel­chem Prüfstadium bzw. bei wem sich die Rechnung befindet und ob sie schon gebucht/bezahlt wurde oder nicht. Erhalten Sie Rechnungen per E-Mail, können Sie Ihre Postfä­cher automatisch überwachen lassen. Rechnungen werden automatisch erkannt und auch schon vor der Bearbeitung z.B. als Kopie revisionsicher (GoBD-konform) im Archiv abgelegt.

Eine weitere Art der Archivierung von E-Mails besteht über die Nutzung eines Servers – vollautomatisch und fehlerfrei. Diese Sicherungsmethode wird ergänzend eingesetzt, um die Archivierungspflicht zu erfüllen, da Ihre Mitarbeiter hierbei nicht entscheiden müssen, welche Nachrichten in ihrem Archiv gespeichert werden sollen. Bei der Einrichtung des Systems werden zusammen mit der Unternehmensleitung Regeln aufgestellt und entsprechende Filter geschaffen. Danach läuft die Archivierung der Nachrichten komplett automatisch ab. Sie können also sicher sein, dass die gesetzlichen Vorgaben für die Archivierung genau eingehalten werden und Sie sämtliche Inhalte schnell wiederfinden können.

Jeder Vertrag wird eingescannt, direkt aus einer E-Mail oder vom Filesystem übernommen. Im Rahmen der Ablage werden Informationen wie z.B. Vertragspartner, Vertragsart, Laufzei­ten, Kündigungsfristen etc. festgehalten. So ist jedes Doku­ment schnell und einfach wiederauffindbar. Das System erstellt zusätzlich automatisch einen Volltext, so dass Sie Verträge nicht nur über die eingegebenen Informa­tionen, sondern auch über den textlichen Inhalt im Archiv wiederfinden können. Mit einem Vertragsarchiv können Sie sich jederzeit Übersicht über abgeschlossene, laufende oder auslaufende Verträge, Vertragspartner etc. verschaffen. Anders als über aufwändige Mehrfach-Kopien bei einem Papier-Archiv können Sie über ein digitales Archiv die Unterlagen jedem berechtigten Benutzer einfach und unkompliziert zur Verfügung stellen. Somit sind alle Bearbeitungen einsehbar und kontrollierbar.

Nach dem Bundesdatenschutzgesetz müssen Änderungen und Ergänzungen an Dokumenten einer Personalakte dokumentiert werden. Mit der elektronischen Personalakte durch DocuWare werden automatisch alle Benutzeraktionen protokolliert, sodass jederzeit nachvollziehbar ist, welcher Verantwortliche zu welchem Zeitpunkt welche Änderungen vorgenommen hat. Somit erfüllen Sie mühelos die gesetzli­chen Vorschriften.Sie haben die Möglichkeit, die elektronische Personalakte in automatisierte Workflows Ihres Unternehmens einzubinden, sodass die Ergebnisse eines Workflows, z.B. eines automa­tisierten Prozesses für Urlaubsanträge, automatisch in der Personalakte abgelegt werden können und auch die Zeiter­fassungen hier dokumentiert sind. Das schafft Transparenz und erspart Ihnen zusätzliche Arbeit.

Ähnlich wie die digitale Personalakte wird ein Fuhrparkmanagement oder eine Fahrzeugakte angelegt. In der Fahrzeugakte werden alle relevanten Dokumente von Anfang an digital archiviert. Vom Angebot über den Schriftverkehr bis zum Kaufvertrag bzw. Leasingvertrag wird die Fahrzeugakte erstellt.  Sie oder auch Ihr Vertreter oder eine verantwortliche Gruppe werden durch die Fuhrparkverwaltung des Dokumenten-Management-Systems automatisch per E-Mail erinnert, wenn ein Termin fällig wird,  demnächst ein Vertrag abläuft oder bearbeitet werden muss. So können Sie diese fristgerecht einhalten, die Konditionen neu verhandeln oder diesen kündigen. Das System kann Ihnen Berichte über den Durchschnittsverbrauch, Kilometer/Monat, Kilometer/Woche,  Kilometer/Quartal, Unterhaltskosten, Gesamtkosten/Km, usw. bereit stellen. Es kann jeglicher Bericht erstellt werden, vorausgesetzt die entsprechenden Werte zur Berechnung sind erfasst.

Der Bestellprozess wird durch eine Bedarfsmeldung ausgelöst und durch den Einkauf wird im ERP System eine neue Bestellung erstellt, diese Bestellung wird automatisch ins Archiv übergeben und es startet der Bestellprozess. Die Bestellung wird einem Verantwortlichen zugewiesen, der nun diese Bestellung freizugeben oder abzulehnen hat.  Nach der Freigabe wird die Bestellung automatisch per Mail an den Lieferanten gesendet. Es sind auch weitere Prüfungen automatisiert möglich, anhand von möglichen Kriterien wie dem Bestellbetrag wird die Bestellung z.B. für eine weitere Freigabe an eine zweite Person zugewiesen.